googleforwork-japan: 株式会社よしもとアドミニストレーションも Google へ - Goolge Apps for Work の導入により、作業効率が大幅に向上!

株式会社よしもとアドミニストレーションも Google へ - Goolge Apps for Work の導入により、作業効率が大幅に向上!

2015年10月13日火曜日

Google Apps for Work の導入で、スマートフォンでのメール確認も可能となり、レスポンス率も向上。ワールドワイドに使えるサービスだから BCP 対策としても優秀です。

株式会社よしもとアドミニストレーションについて親会社である吉本興業株式会社は、1912 年の創業以来、最古参の芸能プダクションのひとつとして数々の芸人やタレントを世に送り出している。2007 年から持株会社制へ移行。よしもとクリエイティブ・エージェンシー、よしもとデベロップメンツ、よしもとアドミニストレーションなどに分社化され、吉本興業グループに。株式会社よしもとアドミニストレーションは、同グループをITの側面から支えている。

今回は、Google Apps for Work および Chromebox for ｍeetings の導入を検討された、株式会社よしもとアドミニストレーション情報システム本部本部長加藤到氏（左）、土屋篤氏（右）にお話を伺った。

メールボックスの容量が 300MB しかなく、すぐに一杯に。 メールボックスが大容量になり、メール関連のトラブルはほぼ皆無となった。スマートフォンでのメール確認も可能となりレスポンス率も 50% から 80％に向上。

「弊社では 2007 年頃から社屋内にあるサーバールームで　Microsoft Exchange Server を運用していたのですが、 1 人約 300MB までしかメールボックスの容量がないことが最大の課題でした」そう話すのは、吉本興業グループの情報システムを管理するよしもとアドミニストレーション情報システム本部の本部長加藤到氏。同グループでは約 300 人の社員を対象に情報共有のメールを一斉送信で何通も出す習慣があり、早い人だと 1 週間程度でメールボックスはいっぱいに。重要なメールが受信できないなどのトラブルが発生していた。「メール 1 通につき約 5MB までしかファイルを添付できず、そうした容量の低さへの不満も社員から漏れていましたね」
　また、メンテナンスの部分でも大きな負担があった。「 Microsoft Exchange Server に加えて、スパムメール対策用のフィルタと外部への連絡用のサーバーも運用しており、それぞれを月代わりでメンテナンスする必要がありました。 1 回につき約 1 時間。それだけで大きな負担でしたが、加えてサーバーが起動しなくなったらどうしようという精神的な不安もありましたね」
　そこで加藤氏は、2010 年頃からサービス変更の検討に乗り出す。「 2012 年に Microsoft Exchange Server のリース期間が満了するので、そのタイミングで新たなサービスに変更するのがベストだと考えていました。そのなかで第一候補に上がったのが Google Apps for Work でした。当時、社員の 6 割近くが Gmail をプライベートで利用しているということだったので、移行がスムーズに進むのではないかと予測したのです」

日本で大災害が発生しても利用できるという安心感。ワールドワイドに使えるサービスだから BCP 対策としても優秀です。

　同社が Google Apps for Work を導入をする最大の決め手になったのは、2011 年 3 月11 日に発生した東日本大震災だった。「このときの出来事はとてもショックでした。そして、我々の安全対策に関する概念を覆すものでした。大きな災害が発生してトラブルに障害が起こっても、誰もサーバールームに駆けつけることができない。そのことに気づいたのです。であれば、BCP（ Business Continuity Plan＝事業継続計画）対策の一環として、自主サーバーをやめてクラウドサービスに切り替えるのが得策だろう、と。しかもワールドワイドに使えるものであれば、仮に日本全土で障害が発生しても大丈夫だと考えたのです」
　こうして 2012 年から試験的に Google Apps for Work の運用がスタートした。最初の半年は Microsoft Exchange Server との併用だった。その理由について情報システム本部の土屋篤氏は次のように話す。「社員のなかには Microsoft Exchange Server の方が使いやすいという人もいましたから、そういう人たちへの試用期間という意味も含めて。その間に東京、大阪、広島、福岡などの主要拠点で勉強会を開いて理解度を深めていきました。ただ、 Google Apps for Work への移行がうまくできたのは役員の力が大きかったと感じています。エンターテインメント企業ということもあり、新しいもの好きな役員が多く、スマホで簡単にメールの確認や送受信ができる点を気に入ってくれたんです」

カレンダーを導入し、タレントのスケジュールを見える化。タレントのスケジュールはマネージャーが手帳で管理していたため、どのような仕事をしているのか不明だった。さらにタレントの月の仕事量をデータで集計できるように。

　現在、同グループでは社員用に 1000 アカウント、劇場などの問い合わせ用に 300 アカウント、合計 1300 アカウントを登録している。「メールに関する問題はほとんどなくなりましたね。それだけでなく、レスポンスが非常によくなったと感じています。スマホやタブレットでも確認できるようになったおかげもあり、以前は 50 ％程度だったものが 80 % 程度は戻ってくるようになったのではないでしょうか。また Gmail にメールフィルタが備わっているので、自社で運用する機器も減りました。現在は 4 カ月に 1 度、30 分程度の作業で済んでいます」と加藤氏は導入の成果について話す。
　また、2015 年 4 月からはカレンダーを利用して主要タレントのスケジュールを吸い上げ、誰がどれだけイベントに出演しているかなどのデータを取得している。なんと 7 月は約 4000 件のデータが集まったという。「これまでタレントのスケジュールは、マネージャーそれぞれの手帳に収まっているだけのものでした。それが見える化される意味は大きいと思います。現在はただのデータにしか過ぎませんが、次のフェーズではこれをさらに活用していくことになると思います」と土屋氏は話す。
ハングアウトとの活用で、およそ 6000 万円のコストダウンに成功！

大阪と東京に拠点が分かれているため、打ち合わせは必須。それにかかる交通費や宿泊費は莫大なものになっていた。ハングアウトと Chromebox for meetings の導入により、出張回数が減少し、コストダウンに成功！

　そして、会議ではハングアウトが大活躍している。「大阪のスタッフが東京に出張することを考えると、月に 1 回利用してくれればもとが取れる計算だったので導入したのですが、利用した回数を出張にかかる交通費や宿泊費、移動中の拘束時間と考えると、およそ 6000 万円のコストダウンになっているのではないでしょうか」と土屋氏。「東京と大阪には Chromebox for meetings を導入しているのですが、集計データによると 1 日に 2 回は接続されているんです。それだけ密にコミュニケーションを取れるようになったことは大きいと思います。実際、以前よりもスムーズに仕事ができるようになっているように感じます」と加藤氏は付け加える。

こうした Google Apps for Work の魅力について、加藤氏は“さまざまなサービスがオールインワンになっていること”と評価する。そして今後は、この良さを活かして同グループの業務効率を向上させたいという。「とくに最近は、スマホやタブレットの登場によってパソコンから離れていてもコミュニケーションが取れる環境になっていますから、Google Apps for Work を利用して仕事をより効率的にできるようにしていければと考えています。とはいえ、わざわざサービスの便利さ強調するのではなく、いつの間にか使えるようになっているくらいの自然な方法で利用できるようにしていきたいですね」