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Gmail新機能でさらに便利に！
2008年4月5日土曜日
2008年4月10日
Posted by 泉 篤彦 エンタープライズ セールス エンジニア
前回は Google Apps の Gmail の新機能についてご紹介しましたが、今回はその中の機能の中から 2 つの機能をピックアップしてその利用シーンをご紹介したいと思います。
「ラベルの色分けで重要なメールから確認」
日々利用しているメールで真っ先に確認するのは「受信ボックス」ではないでしょうか。何も整理しなければ、そこには重要なお客様からのメールから、スパム(これが一番やっかい)、同僚からの週末の夕食への誘い、管理しているサーバからのエラー通知メールなどさまざまなメールが並び、どれが今自分にとって一番最初に読むべきメールかを判断するのは至難の業。
Gmail を利用している方であれば、その強力なスパム、ウィルスフィルタにより、まずはそれらを受信ボックスから取り除くことができますよね。さらにフィルタ & ラベルにより、送信者やタイトル、本文の中に含まれた特定の文字列などで、すぐに確認しなくてもいいようなお知らせメールなどを受信ボックスからスキップさせるとこにより重要なメールだけを残すことができ、これでだいぶ確認しやすくなりました。
そしてさらに、今回の「ラベルの色分け機能」を使えば、受信ボックスに残った重要なメールの中から、上長やお得意先からのメールでさらにタイトルに【至急】などの文字が含まれている場合、フィルタ & ラベルを使い仕分けし、さらにそれに色 ( 最重要は赤、重要は黄色、その他は青などの自分なりの緊急度を色で表現)を設定しておくことが可能になりました。
これで、受信ボックスに残されてた重要なメールの中から、さらに重要、緊急などをひとめで判別できれば、さらに業務の効率があがりますね。
「グループチャットで緊急ミニ会議を招集」
これまで、チャットでは 1 対 1 のコミュニケーションしかできませんでした。今回加わった「グループチャット」では好きなだけチャットの相手を招待することができるようになりました。
もちろん1対1でも、メールするほどの要件ではない場合など簡単に確認できるので便利でしたが、このグループチャットにより簡単なミーティングを済ますことも可能かもしれません。
会議室がどこも取れない場合や海外の社員との緊急ミーティングなど、チャットボックスの下にある [Options] から [Group Chat] を選択し、招待したい方のメールアドレスを追加していくことにより、複数の人と意見を交換することも可能です。また、これまでどおりチャットの内容を保存することができるので、議事録を取らなくてもいい ( ? ) なんてところも利用価値ありそうですね。
今後も続々と追加される Google Apps の新機能をこちらのブログにて紹介していきたいと思います。
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