googleforwork-japan: 株式会社関通も Google へ。 - ワークスタイルの変革を Google Apps で。

株式会社関通も Google へ。 - ワークスタイルの変革を Google Apps で。

2014年6月3日火曜日

「クラウドサービスの利便性を最大限に発揮。場所を選ばず仕事ができるので、効率アップ、さらに、在宅勤務者との連携もスムーズです。」　株式会社関通　達城利卓さん

[編集者メモ]株式会社関通は、大阪に本社を置く物流倉庫・物流センターのアウトソーシングカンパニーで、通販・ネットショップなどの倉庫・受注・配送をまるごと請け負っています。徹底した倉庫管理とスピーディーな入出庫対応で、多くのお客様に満足を提供しています。来年創業 30 年を迎えるにあたり、様々な取り組みを実施している関通での Google Apps for Business 活用事例を物流事業本部の本部長、達城利卓様にお伺いしました。

導入前の状況

Google Apps for Business を導入する以前は、事務所外からメールの確認ができませんでした。また、弊社では年に２回ほどコミュニケーションの円滑化と人材配置の最適化のために席替えを行い、それに伴うPC の移動も必要になるのですが、メールのバックアップ・復元も伴い、時間がかかるので、正直やりたくありませんでした。
そんな状況をなんとかしようとグループウェアを導入したこともありますが、全社員にまで利用が浸透せず、しかも外部からメールを確認できないという課題を解決できるサービスではなく、なかなか思うような成果を出せませんでした。
導入の経緯個人では Gmail のアカウントに会社のドメインを移行して利用していましたが、これを全社員でやるには手間がかかりすぎるし、なによりセキュリティ面での不安があったため、個人での利用に留まっていました。
そんな折、Gmail の機能をビジネス利用できるサービスがあることを知り、Google Apps for Business の導入を検討するようになりました。利便性については、すでに個人で利用していたので疑いの余地はありませんでした。
残る不安はセキュリティでした。しかし、それについてもよくよく調べてみると 2 段階認証プロセスやワンタイムパスなどがあり、信頼性に足りるものだということがわかりました。そこで全社での利用を決断したのです。それが今から約 5 年前のことでしょうか。
導入後の効用

Google Apps for Business 導入後は、仕事の質そのものが変わりましたね。
まずは、懸案だったメールについての問題は、Gmail の有効活用により、すぐに解決しました。外出先からでもメールの確認ができるようになったので、今では会社に到着する前にほとんどの仕事が終了しているほどです。携帯電話からでも確認できるのがいいですね。また、席替えもスムーズに行え、最近は、フリーデスク化も進んでいるくらいです。
弊社ではお客様からのお問い合わせメールを Gmail のグループアカウントで運用しているのですが、フォームに記入された情報の処理は、在宅勤務をしている女性社員が行っています。問い合わせ内容をスプレッドシートに入力、完成したものは社内のスタッフが CSV データとしてダウンロード。そこから社内システムに取り込み、業務を進めています。場所を選ばず仕事ができる。それだけで貴重な人材リソースを最大限に活かすことができるんですよ。
以前まで Microsoft Excel で作成した表を担当者に回覧し順に更新してもらうという方法で仕事のタスク管理を行っていましたが、今では Google スプレッドシートで管理し、それを各人が閲覧・更新する形をとっているため、時間短縮につながっています。

タスク管理の担当者も Google ドライブ内のファイルを確認すれば、現状把握がすぐにできるので、誰がやっていて誰がやっていないかの把握が格段に楽になりました。そのほかにも、業績会議の数字報告書や作業マニュアルを Google ドライブにアップしており、どの PC からでもアクセスできるようになっているため、社内での情報共有と業務処理が格段にスピードアップしました。
Google Apps for Business を導入してからの約 5 年間でインターフェイスも随分と変わりましたが、どんどん利便性は向上しているように感じます。ですから、これからどんなサービスになるのか、今からとても楽しみですね。

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